Warum selbst gut geplante Projekte scheitern – und wie Sie es besser machen
„Das neue System läuft perfekt – nur leider nutzt es keiner.“
Diese Aussage höre ich in Beratungsgesprächen leider häufiger, als man glauben möchte.
In einem Projekt zur Digitalisierung der Kundenkommunikation wurde beispielsweise eine DSGVO-konforme Datenerfassung eingeführt – zumindest auf dem Papier. Zwei Fachkräfte dokumentierten die Kundendaten manuell auf Formularen, die anschließend an eine zentrale Stelle geschickt wurden, wo sie digital erfasst wurden. Das Ergebnis? Fehleranfälligkeit, doppelte Arbeit, und eine Absurdität in der Prozesskette:
Bis zu sechs Monate Verzögerung bei der Rechnungsstellung.
Für das Unternehmen bedeutete das:
- enormer Liquiditätsdruck,
- Vorfinanzierung von Leistungen über Monate
- und hohe Risiken in der Auftragsabwicklung.
Das ist kein Einzelfall. Das ist symptomatisch für Transformation, die auf der Strecke bleibt.
Die eigentlichen Gründe für das Scheitern sind menschlich, nicht technisch
70 % aller Digitalisierungs- und Veränderungsprojekte verfehlen ihre Ziele.
Nicht, weil die Software fehlerhaft wäre. Sondern, weil die Prozesse nicht zu Ende gedacht sind – oder die Menschen nicht eingebunden wurden.
Aus über 300 Projekten kenne ich die immer gleichen Stolperfallen:
🔴 1. Zielchaos
„Wir wollen effizienter werden.“
Aber was genau heißt das für den Vertrieb? Für die IT? Für das Controlling?
Wenn jede Abteilung ein anderes Verständnis von „Transformation“ hat, wird aus jeder Maßnahme ein Kraftakt.
🔴 2. Angst-Spirale
Veränderung erzeugt Unsicherheit – das ist menschlich.
Doch wenn Führungskräfte diese Ängste übergehen oder kleinreden, beginnt der Rückzug: Passivität, innere Kündigung, Sabotage im Kleinen.
🔴 3. Übersetzungsnotstand
Fachbereiche reden Fachlogik. IT redet Tech-Sprache. Und dazwischen: Missverständnisse, Reibung, Zeitverlust.
Ein echtes Zitat aus einem Projekt:
„Das User Interface ist intuitiv designed für optimale Experience.“
Antwort: „Verstehe kein Wort. Was muss ich jetzt tun?“
🔴 4. Verantwortungs-Ping-Pong
IT? Fachbereich? Geschäftsführung? Oder externe Berater?
Wenn niemand klar steuert, aber alle irgendwie beteiligt sind, passiert: nichts.
Der entscheidende Hebel: Der Mensch im Mittelpunkt
Erfolgreiche Transformation beginnt nicht mit Software. Sie beginnt mit Verständnis, Klarheit und aktiver Beteiligung.
Was Sie anders machen können:
✅ Gemeinsame Zielbilder entwickeln
Nicht Top-down – sondern im Dialog. Was bedeutet „Erfolg“ für jede Beteiligungseinheit?
✅ Ängste ernst nehmen
Hinhören statt hinweggehen. Transparenz statt Gerüchteküche. Das schafft Vertrauen.
✅ Übersetzen statt überstülpen
Technologie muss im Alltag anschlussfähig sein. Jeder Beteiligte muss die Antwort auf die Frage kennen:
„Was bringt mir das konkret?“
✅ Klare Steuerung etablieren
Ein Transformationsprojekt braucht einen Navigator, der die Welten verbindet – Fachbereich, IT, Organisation. Der Überblick hält, steuert und Verantwortung trägt.
Mein Rezept: Co-Creation – statt Konzepte aus der Schublade
In meiner Arbeit entstehen Lösungen nicht für, sondern mit den Menschen, die sie später leben.
Ob Führungskraft, IT, Sachbearbeitung oder Vertrieb – alle Perspektiven fließen ein. Das Ergebnis:
- schnellere Akzeptanz
- praxistaugliche Lösungen
- weniger Reibungsverluste
- mehr Umsetzungsdynamik
Beispiel:
In einem Familienunternehmen haben wir den neuen Onboarding Prozess gemeinsam mit der IT, Personalbereich, diversen Mitarbeiten aus unterschiedlichen Bereichen und potenziellen Bewerbern gestaltet. Ergebnis: statt Widerstand Begeisterung – und 30 % effizienter im ersten Monat.
Transformation braucht einen erfahrenen Navigator
Veränderung ist wie eine Bergtour:
Machbar. Aber nur mit der richtigen Ausrüstung – und jemandem, der den Weg kennt.
Ich begleite Entscheider:innen, Führungsteams und Projektverantwortliche genau in dieser Rolle:
- Struktur geben, wo alles gleichzeitig passiert
- Verständigung schaffen zwischen IT und Business
- Prozesse denken, die nicht im Elfenbeinturm entstehen, sondern in der Realität funktionieren
Planen Sie gerade ein Veränderungsprojekt – oder steckt Ihre Transformation fest?
Dann lassen Sie uns sprechen.
Unverbindlich. Praxisnah. Und immer auf Augenhöhe.
Ihre
Larissa Niedecken
Transformation Experience